Organizační porno

V sobotu 9. března jsem měla přednášku na téma organizační porno na konferenci Mamafest. Jelikož mi hodně z vás psalo, že to hrozně potřebují a ať to pak nasdílím, tak jsem se rozhodla to sepsat do článku. Tak tady to máte :)

Control freak
Říkala jsem si, jestli tenhle termín do prezentace dám, protože má docela negativní konotaci. Ale což, dala jsem ho tam a nebyla jsem sama. Mezi prvními přednášela na Mamafestu Margareta Křížová a říkala o sobě, že je control freak, tak mě to uklidnilo. A proč jsem to měla v prezentaci? Jsem control freak, mám ráda věci pod kontrolou, ráda mám o všem přehled, doma i v práci chci mít všechno organizované a pak to dopadá tak, že mi manžel bere telefon a říká: "Yes, boss?" a nebo o mně mluví jako o führerovi. Nechápu proč.

Tuhle úchylku mám asi už od mala. Vždycky, když jsem si uklízela pokoj, to dopadlo tak, že všechno bylo přeskládané. Největším trestem pro mě bylo, když mi mamka naházela všechny ty zorganizované věci na jednu hromadu a musela jsem to uklízet znova. Na středním jsem pak byla přesně ta osoba, od které všichni brali poznámky. Pak jsem to dopracovala až na takovou úroveň, že jsem psala na testy taháky a ty pak pečlivě vytiskla a připravila pro všechny lidi okolo. Pak nám na to učitel přišel a zjistil, že máme všichni stejné odpovědi na otázky přesně z těch taháků, to bylo blbý no :D

Jak se soustředit

K tomu, aby člověk byl organizovaný a byl produktivní, je potřeba dodržovat pár základních bodů, podmínek, díky kterým je schopný se maximálně soustředit a odvádět dobrou práci.

Clean desk policy
Jednou z prvních podmínek, kterou se snažím dodržovat každý den, je clean desk policy. Pokud mám okolo sebe bordel na pracovním stole, všude milion papírů, složek, snídaně ze včera a nevím co všechno ještě, tak to odvádí mou pozornost a celkově jsem rozrušená. Proto je pro mě důležité, a pro vás by mělo být taky, mít na pracovním stole pořádek. Každá věc má své místo, nemít zbytečné a nevyužité věci naskládané na pracovní ploše a mít tam opravdu jen to, co ke své práci nezbytně potřebuji.

Kognitivní zdroj

Znáte ten pocit, že sedíte u pracovního stolu, většinou to bývá už ke konci pracovní doby, a nemůžete už ani pokračovat v práci, ani se zvednout a jít domu. A dopadne to tak, že tam takhle sedíte další hodinu, nic neuděláte a jen sjíždíte sociální sítě. Nebo třeba koukáte do blba. Nebo na blba. To je přesně stav, kdy je váš kognitivní zdroj úplně na nule. Proto je potřeba ho během dne doplňovat. Pomáhá nám k seberegulaci a k vyššímu výkonu. A jak ho doplnit? Odpočiňte si přes den. Můj kolega Matěj Krejčí ve své přednášce o Hluboké práci to nazval jako chrapučíno. Dáte si kafe, jdete si dát na 20 minut šlofíka a když se probudíte, tak nejen, že doplníte kognitivní zdroj, ale zároveň vám za tu dobu začne působit kofein, takže energii na maximum. Nebo si dojděte v průběhu dne obejít blok, stačí 5-10 minut na čerstvém vzduchu. Dejte si ovoce, udělejte si čaj, prostě doplňte energii.

Stravování

Velmi důležitou součástí je i jídlo. Když si dáte k obědu svíčkovou se šesti, nemůžete čekat, že přijdete zpět do kanceláře a budete superproduktivní. To je maximálně tak dobrý na to si jít lehnout. Dávejte si zdravé, lehké jídlo, které si dáte alespoň 5x denně a budete dodržovat pravidelnost. Nezapomínejte na svačiny, neprokrastinujte pauzy na jídlo. A hlavně! Nezapomínejte na pitný režim. Ne pitný režim kafe 10x denně. Pitný režim voda a čaj. 

Fyzická aktivita

Co mě pomáhá k tomu, abych se více soustředila a měla ten den o kus lepší, je pravidelná fyzická aktivita. A to nemluvím jen o chození na skupinové lekce a chodit běhat, ale takový ten drobný pohyb během dne. Ráno se projít cestou do práce, vystoupit o zastávku dříve a projít se, místo výtahu zvolit schody nebo se v průběhu dne přesunout k práci k vysokému stolu. Jakmile mám línější týden a třeba nestihnu jít ani cvičit po práci, tak moje produktivita klesne na bod mrazu.

Spánek

Takže, tento odstavec je MEGA důležitý. Zamyslete se nad sebou a řekněte nahlas kolik hodin jste na dnešek spali. Pokud je to méně než 7, jděte si zpátky lehnout! Díky knížce Proč spíme od Jan Melvil Publishing jsem pochopila, že spát denně 5-6 hodin fakt není ok. Od té doby se snažím spát denně minimálně 8 hodin. Přizpůsobuji tomu i svůj denní rozvrh, druhý den ráno případně nějaké aktivity posunu, když vím, že jinak nebudu spát těch 8 hodin. Je to neskutečně důležité a vnímám velký rozdíl, pokud spím méně než 8 hodin a je to cítit na celém mém dni. Už jsem si na to zvykla natolik, že se automaticky po 8 hodinách spánku probouzím bez budíku. A další věc, kterou jsem zavedla do svého denní režimu je, že minimálně hodinu před spaním zapínám na telefonu červený filtr, nekoukám do notebooku (a pokud ano, mám na něm taky červený filtr) a nekoukám na televizi. Modré světlo z displejů totiž stojí za úbytkem tvorby melatoninu, který je tvořen výhradně za tmy a reguluje usínání a jednotlivé fáze spánku, takže se snižuje kvalita spánku celkově. 

Ty sociální sítě

No jo, taky se na ně dostanu. Jsem typický mileniál, na sociálních sítích se odehrává celý můj svět, nicméně uvědomuji si, jaký vliv na mě mají. Proto se snažím minimalizovat jejich vliv při práci. Mám vypnuté notifikace, aby mě to nerušilo při hluboké práci. Sociální sítě si během dne nezakazuji, ale dávám si na ně prostor třeba při obědě, nebo když přejíždím na schůzku. Je to těžký, jelikož FOMO (fear of missing out) jede na plno. Mám pocit, že se určitě stane něco hrozně důležitého, když tam zrovna nebudu, ale učím se to regulovat. A pokud to nezvládnu regulovat a nějaký den mi to ujede, tak se z toho snažím poučit a příště tomu předejít. 

Pomodoro

Aby to nebylo jen o teorii, tady je jeden praktický nástroj k větší produktivitě a soustředěnosti. Jmenuje se technika pomodoro. Je to legendární systém pro plánování času a dokonalou koncentraci během hluboké práce od Francesca Cirilla. V čem to spočívá? Je to založené na principu tikající kuchyňské minutky (samozřejmě můžete použít i budík na telefonu): 25 minut je na soustředěnou hlubokou práci, na to navazujících 5 minut pauza. Takhle to opakujete několikrát za sebou, ideálně 3-4x a pak následuje delší 15-30 minutová pauza. Zároveň mějte u sebe kus papíru, kam si případně zapíšete myšlenky, které vás napadnou v průběhu hluboké práce. Zaručíte si tak, že vás to nebude rozptylovat. 

Multitasking

Teď vám řeknu tajemství, které sice nechcete slyšet, ale pomůže vám to, věřte mi. MULTITASKING NEEXISTUJE. Mozek je schopný vědomě pracovat se 4 různými informacemi najednou, takže multitasking je rychlé přepínání mezi různými činnostmi a to je mega neefektivní. Navíc se častěji chybuje, ve finále to zabere víc času, produktivita jde dolu a snižuje se inteligence o 10-15 bodů IQ! Takže ne, multitasking ne.

Hluboká práce

Moje oblíbená hluboká práce <3 To je stav, který je pro organizační porno nejlepší. Je to stav nerušeného soustředění, flow jede na maximum, kognitivní zdroj je využitý na maximum, no prostě to chceš! O hluboké práci a knize, kterou čistě náhodou vydali taky Melvilové, jsem už psala v článku dříve, tak to nebudu protahovat a přečtěte si víc tam.

Nástroje

Aby to nebyla jen teorie a pojmy, tak tady je pár nástrojů, které mi pomáhají zvládnout každý pracovní den.

TODO

To je nástroj, který jedu v offline verzi. Miluju psaní, kreslení si, teď už mám za sebou i kurz krasopsaní, tak jsem to posunula na novou úroveň. Nicméně psaní si TODO na každý den je moje závislost. Vycházím z TODO z naší knížky Konec prokrastinace (taky Melvilové, haha). Princip je napsat si na papír všechny úkoly, které mám ten den splnit (buďte spíš pesimisti než optimisti, pak se vám stane, že vám jich zbyde až moc nedotažených), těm se dá podle barvy kolečka priorita - červené jsou ty, které opravdu hoří a musím je ten den splnit, modré jsou ty, které mají menší prioritu a zelené ty, které v nejhorším případě počkají do dalšího dne. Úkoly si pak mezi sebou spojíte šipkami a podle toho i ten den pojedete. A nezapomeňte časovou dotaci na jednotlivé todo.

No a já jsem si to trochu upravila za těch 5 let, co podle této metody jedu a píšu si TODO na každý den do Moleskina. 

Google kalendář

Dalším docela dost důležitým nástrojem pro mě je Google kalendář. Možná to pro někoho zní easy a nevidí důležitost to zmiňovat, ale pro mě je to stěžejní věc. Mám v něm všechny schůzky, osobní i pracovní život, každé ráno se do něj koukám co mě čeká, mám v něm všechny eventy, veškerý plán na celý rok, marketingové věci, kalendáře lidí z týmu apod. Mít zmáknutý systém v Google kalendáři je výhra! Ale bacha, ať nedopadnete následovně :D

List delegovaných úkolů

Dalším podstatným nástrojem, který používám jsou poznámky, které jsou jako výchozí pro Mac a iPhone. V nich mám u každého projektu, u každého člověka, kterého mám v týmu, udělanou jednu poznámku, kam si všechno píšu, sdílím to s ním a jsou tam rovnou i TODO, které z našich schůzek vyplývají. Je to naprosto transparentní způsob, jak mít všechno černé na bílém.

A pokud máte všechno tohle zmáknuté, na závěr je potřeba zmínit dvě důležité věci: NAUČ SE ŘÍKAT NE a MĚJ ČAS NA SEBE. To jsou závěrečné body mé přednášky a jsou nejdůležitější. Každý se to učíme a chvíli to trvá. Nicméně naučit se říkat ne na projekty, které už časově nezvládnu, říkat ne na spolupráce, které pro mě a mou práci nemají význam, strašně moc pomáhá si dělat čas na věci, které jsou opravdu podstatné. A ten čas na sebe, já si ho plánuji i do kalendáře. Bez toho se prostě člověk zblázní. Nezapomínejte na svojí duševní hygienu :)