neděle 20. května 2018

Jak poprvé uspořádat event?

V roce 2012 jsem nastoupila na pozici event specialist do vydavatelství Economia. Můj první rok v Praze, první rok na vejšce, první rok toho vysněného dospěláckého života, když se poprvé přestěhuješ sama. To byl okamžik, kdy jsem poprvé přičichla k eventům a ta vášeň už mi zůstala. Po 2 letech v Economii jsem nastoupila na pozici event managera do GrowJOB Institute a tam se to potvrdilo, že eventy jsou můj život. Mezitím jsem zorganizovala i nějaké sportovní akce, networkingy a třeba i svatbu (svojí :)). No a když ve skupině #holkyzmarketingu, kde se o eventy starám, začla být poptávka po workshopy na pořádání eventů, přiijala jsem tuhle výzvu a pro #holkyzmarketingu vypsala workshop Jak poprvé uspořádat event, který jsem včera odškolila s Nicole z našeho #unicornteamu. A obsah workshopu jsem sepsala do pár bodů: 

Hmm, co takhle udělat nějaký event?

Pokud se rozhodneš, že chceš zorganizovat akci, nebo je to po tobě vyžadováno v práci, zamysli se nejprve nad tím, proč ten event chceš udělat. Jaký smysl to bude mít pro účastníky, že do toho investují svůj čas a peníze? Proč by zrovna na tvůj event měli dorazit? Případně pokud bys byl(a) ty tím účastníkem, investoval(a) bys do toho ten čas a peníze? V čem to účastníkům pomůže? Vyřeší jim to aktuální problém? Nebo je to posune v jejich osobním rozvoji? Nebo je to prostě jen pobaví. Odpověz si na tyto otázky ještě než začneš dělat další kroky. Pomůže ti to ujasnit si vizi akce a další rozhodování na to bude pouze jen navazovat.

Kdy ho udělám?

Samozřejmě záleží na tom, kde ho budeš dělat. V menších regionech musíš reagovat na životní styl lidí, kteří tam žijou. Praha tohle pravidlo porušuje. Když to přeženu, je úplně jedno, kdy v Praze akci uděláš. Lidi jsou zvyklí, že se tu pořád něco děje. Chceš udělat konferenci? Udělej jí v pondělí, protože ve čtvrtek ji dělá každý. Nebo ji klidně udělej  v úterý, ve středu, v sobotu, v neděli. Samozřejmě záleží na zaměření a obsahu akce. Vzdělávácí konferenci nedělej v pátek večer, to k ní udělej afterparty. Zároveň se vyvaruj celodenním eventům. Konferencím od 9 do 17 odzvonilo. Lidi jsou busy, mají práce nad hlavu, je přebytek pracovním míst a každý dělá za dva. Neber jim čas, který na odvedení práce mají. Nám se nejvíce osvědčili večerní akce, na které lidi jdou po práci, nezdržujeme je od ničeho důležitého a hlavně díky tomu tam máme lidi, kteří o to mají reálný zájem, ne že jim to jen zaplatil zaměstnavatel. A nezapomeň sledovat konkurenci a přizpůsobuj jí termíny tvých akcí.

Kde ho udělám?

Kdo už někdy nějaký event v Praze organizoval, tak ví, že Praha je na prostory bídná. Pokud je prostor hezký, je šíleně drahý. Cenově příznivé prostory jsou hrozný. Je to o kompromisu. Pokud máš na event velký budget, Forum Karlín je jasná volba a upřímně ti to všichni závidíme, ty prostory jsou nádherné. No a pro ty znás, kteří nechtějí dát budget jen do prostor, jsou tady alternativy. První research si udělej na portálu dejsiprostor.cz nebo meatspace.cz, kde je pěkný výpis různých prostorů v Praze. Nezapomínej na divadla a kina, coworkingy, prostory, které mají k dispozici samotné firmy. Třeba Microsoft má luxusní konferenčku pro 150 lidí, asi nejlepší prostor, kde jsem měla tu čest pořádat konferenci. Choď na ostatní akce, tam si totiž ty prostory ozkoušíš nejlépe. Uvidíš jak se tam cítíš jako účastník a to je to, na čem při výběru nejvíc záleží. Neboj se starých opráskaných prostorů, trochu výzdoby, světla a hned je to cool hipster místo. Jo a poslední rada k prostorům - vypust ze svého eventového života pojem konferenční balíček. Hotelové kongresové centrum, hotelový catering, to už není cool a v době objevování zapomenutých míst a kontroverzního cateringu tím už účastníky neoslovíš.

Jak se bude jmenovat?

Když to neumíš vysvětlit jednoduše, dostatečně tomu nerozumíš. To platí vždy a všude. Jednoduchost je tvá nová hodnota. Mluv srozumitelně ke své cílové skupině. Třeba my když jsme pořádali konferenci Co ví věda o zdraví, tak nám nedošlo, že dát do jednoho názvu “věda” a zdraví”, tak to na ty lidi bude působit až moc odborně, což tak vůbec nemělo být a ani obsah tomu nebyl přizpůsoben. Naopak to bylo pro širokou veřejnost. Ale názvem akce jsme si zavařili. Používej a sleduj buzz words, díky tomu dokážeš podchytit aktuální témata a to, co lidi zajímá nebo trápí. 

Jaký bude program?

To je to, co prodává. Na řečnících, vystupujících, účinkujících záleží. Dej si s tím práci a objevuj. Neboj se do programu zavést doprovodné aktivity, které ty lidi pobaví a zaútočí na jejich pozornost. Pokud je to vzdělávácí konference, zapoj klidně něco manuálního, co je trochu vytrhne z celého toho dne. Taky nezapomeň, že je nesmíš převařit. Dostatečné pauzy na čůrání a nadejchání jsou strašně důležité. A taky musí být dostatečně dlouhé. Nezapomínej na kvalitu moderátora. Pokud bude mít takové ty blbé vtípky o tom, že už se všichni těšíme na coffee break, tak ho vůbec neoslovuj. Lidi tam nejsou kvůli jídlu, ale kvůli obsahu. Tomu by měl moderátor taky dostatečně rozumnět. Když jsme s Nicole byly v listopadu na konferenci pro ženy od Marie Claire, která byla skvělá, tak tam měli moderátora chlapa, který dělal šovinistické blbé vtipy a mluvit extrémně stereotypně. Musela jsem Nicole držet na židli, aby po něm neskočila. To přece nejde, aby vám člověk, který je nejvíce na očích, shodil úroveň celé akce. Jo a závěrečná rada: NIKDY, NIKDY, NIKDY, NIKDY neprodlužuj a nepřetahuj. 

Jak event naplním?

Tuhle část rozdělím na dvě části: online a offline. Online nám teď trochu zlobí v reakci na zavedení GDPR a díky kauze Facebooku. Všichni inzerenti trpí a rozbíjejí prasátka, protože je každá reakce cílového účastníka stojí víc než předtím. Ale nezoufej, i tak to jde. Musíš si s reklamami dát prostě jen větší práci. Lepší texty, kratší, údernější. Lepší kreaitivy, zapoj videa, videopozvánky řečníků, organizátorů, vystupujících. Offline díky těm všem změnám nabývá více na důležitosti. Oslov lokální spolek, který má pod sebou pořádnou základnu členů. Oslov coworkingy, networkingy, spolky apod. Rozdistribují pozvánku mezi své kontakty a ta je pak díky tomu více relevantní a důvěryhodná. Nezapomeň také na influencery, které pozvánku mohou nasdílet a udělat soutěž pro fanoušky. Jejich síla roste a mají čím dál větší dosah. 

Jak na tom nezkrachuju?

Důležitý je poměr cena výkon. Stanov si, jestli chceš dělat akci pro menší skupinu lidí nebo pro větší. Podle toho se ti určí náklady a podle nákladů dokážeš určit cenu za vstup. Zkus navázat spolupráce, které ti náklady ušetří. Na catering oslov začínající podnik, který potřebuje propagaci. Na pitný režim oslov značky, které prodávají pití. Vybartruj co se dá. Pro kulturní, sportovní a benefiční projekty jde také získat granty. Sice je to porod a nekonečná administrativa, ale vyplatí se. 

Jak zvládnu produkci?

Na produkci a dodržení každého důležitého detailu celého dne využíváme několik nástrojů. Prvním důležitým je Trello, o kterém jsem už psala v článku dříve. Na každou akci zároveň tvoříme podrobný scénář, kde je prakticky minutu po minutě celý den, všechny úkoly a k ním i zodpovědnost konkrétního člena týmu. A na týmu také záleží. Je potřeba ho dostatečně nabriefovat, dávat si produkční meetingy a vědět, že se na tým můžeš spolehnout. Díky scénáři také zvládneš celý den. Drž se ho striktně, vytiskni si ho a odškrtávej si co už je hotovo. Pokud se něco pokazí, nikdy, nikdy, nikdy, nikdy, nikdy to nesmí poznat účastník. Hoří jen v backstage. Pro komunikaci s účastníky a zároveň jako prostředek pro komunikaci s námi během dne používáme aplikaci Eventee od šikovných kluků z TouchArt. 

To je konec?

Akce se povedla, všichni jsou spokojení, všechno se zvládlo. Co teď? Pošli follow up účastníkům. Pošli jim tam odkaz na fotky, prezentace, výstupy, nástroje, cokoliv co by je k akci ještě mohlo zajímat. Komunikuj s nimi průběžně, buduj komunitu. Poděkuj patrnerům a řečníkům akce. Nezapomínej na vyhodnocení a sepsání si tudůčka na další akci, aby se chyby mohly napravit. 


Držím palce při organizování. Před každou akcí si říkám, proč to vlastně dělám, jestli to mám zapotřebí. A jo, stojí to za to. Není nad eventový shon <3