středa 15. listopadu 2017

Projektové rulezzz

Už téměř 4 roky dělám pořád nějaké projekty. Ať jako součást mého zaměstnání, nebo občas někde něco vypomůžu, když se mi projekt líbí a má smysl. Ale ve zkratce je to o tom vymyslet projekt, dát dohromady jak bude vypadat, co se má na tom všechno udělat, jaký bude mít budget, ten pak i hlídat a když pak samotný projekt proběhne, tak jeho vyhodnocení a další akční plán. Kdo tuhle práci zná, tak ví, že je to strašně moc práce, člověk si musí hrozně moc věcí hlídat a pokud na něco zapomene, může to projekt ohrozit. A to se mi už párkrát stalo.

A tak jsem se z každé chyby vždycky poučila, sebrala své spadlé sebevědomí ze země (a to bylo rozdupané davem, který prošel jednou a tam a jednou zpátky) a trochu víc se do toho zabrala. Do svého každodenního fungování jsem zapojila 3 nástroje, bez kterých  bych nebyla vůbec schopná zvládnout všechnu tu práci, kterou už mám za sebou.


1. TODO + Moleskine

Dlouho jsem si dávala dohromady různé formáty todůček. Na každý den jeden papír, psát si to do bloku, psát si to do kalendáře v telefonu, aplikace na TODO do počítače... Nic mi nevyhovovalo na 100 %. Až když jsem díky kolegovi Kubovi narazila na diář od Moleskine, pochopila jsem jeho kouzlo a začlo pro mě organizační porno. Na každý den v týdnu si píšu úkoly do červených kroužků. Pokud úkol dokončím, zaškrtnu ho černě. Úkoly zároveň časově ohraničím, abych věděla kolik mi to zabere. Příklad: porada trvá od 9 do 11 hodin, tak si k úkolu napíšu 9:00 - 11:00. Díky tomu vím, že do oběda budu mít prostor hodinu a navazující úkol zvolím takový, abych to stihla. A na ten první úkol ho napojím šipkou, abych věděla jak to jde za sebou. Tenhle systém mám z knihy Konec prokrastinace. Je to skvělá věc, všem doporučuji. A to nejen kvůli tomu, že autor knihy je můj šéf :))) Tenhle systém jsem si pak trochu poupravila svým potřebám, přidala další fluffy barvičky. Když v ten den úkol nestihnu, celý ho začerním a přepisuji ho na další den. TODO na další den si píšu den předem večer, nebo pak ten den ráno. Už jsem na tom tak závislá, že pokud ho nemám na ten den napsaný, nejsem schopná začít pracovat. 





2. Trello

Projekt má různé části a je potřeba je mít všechny někde zobrazené a vidět co se pod tím všechno skrývá za úkoly a na jaké oblasti si dát pozor. A k tomu mi nejvíce vyhovuje Trello. Ke každé konferenci, kterou pořádám, mám udělanou samostatnou nástěnku. Nejdůležitější věc je zvolit si k nástěnce vhodné pozadí, bez toho nejde začít pracovat :) Pak si přidávám sloupce, které projekt dělí na části. Příklad sloupců u konference: řečníci, témata, marketing, partneři, produkce, check-list, ideas. Ka každému sloupci jsou pak přiřazené karty, na kterých jsou například řečníci, které chceme oslovit, partneři, s kterými jednáme apod. Ke každé kartě jde pak přidat štítek, todůčko, seznam povinností, přílohy, fotky, termín dokončení, dá se o toho označit kolega, kterému to pak vyskočí v notifikacích. Když na tom pracuje víc lidí, vidí všechny aktuality, vidí co jsem já přidala, na čem pracuju apod. Neskutečně mocný nástroj, pokud se ho člověk naučí využívat. Frčím na něm už asi 3 roky a dokonce je už i v češtině. Trololooo





3. Google drive

Google drive, klasika, říkáte si. Nicméně pokud na projektu pracuje tým, potřebují si sdílet soubory, potřebují mít přístup ke grafice, tabulkám, obrázkům a nevím ještě k čemu všemu. A ne vždycky je možnost si to přeposlat, ne vždycky sedím u mailu, ne vždycky mám u sebe telefon. A tak ten nejjednodušší způsob jak se vyhnout hodinovému čekání u mailu, jestli to teda kolegyně pošle, je mít to sdílené a přístupné pro všechny. Úplně základní věc, na kterou se často zapomíná. 


Bonusový "nástroj": #unicornteam

Jako jednu radu navíc dávám pod názvem #unicornteam. Možná se to někomu bude zdát už jako klišé, ale mít okolo sebe tým, který je opravdu sladěný a navzájem se doplňuje, to je sakra důležitý. (Chtěla jsem napsat kurva důležitý, ale to by bylo asi moc agresivní.) Mít vedle sebe člověka, kterému se nemusí nic zdlouhavě vysvětlovat, to chceš. Vzájemný respekt, dodržování pravidel, podpora z obou stran. Bez toho ten #projektmanagement nebude fungovat :) 



pondělí 6. listopadu 2017

Hodnotné věci si žádají hlubokou práci

Žijeme v době, kdy být online 24/7 je podmínkou naší existence. Být nedosažitelný, nebo nedej bože nezavolat zpět do 5 minut, znamená buď jistou smrt, nebo těžký úraz. Nestává se to, nejsme na to zvyklí. Když potřebujeme něco rychle vědět, píšeme na Facebook, každý je tam přece pořád. Když se nám v horní liště ukáže ikonka “Online před 10 hodinami”, přijde zděšení. Neustálá potřeba nehynoucí onlajnovosti nám na jednu stranu přináší nekončící možnosti. Na druhou stranu nám znemožňuje tzv. hlubokou práci. Dočetla jsem knížku Hluboká práce, Pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě od Jan Melvil Publishing, která mi dokázala pojmenovat pár závislostí. Btw pokud chcete číst opravdu kvalitní knížky, koukněte na www.melvil.cz. Každý titul je pecka, která vám změní život. Seriously.

Tak v úvodu nejdřív trochu vysvětlení. Hluboká práce je pracovní činnost provozovaná ve stavu nerušeného soustředění. Stav, kdy je kognitivní potenciál využíván na maximum. Mělká práce je naprostý opak. Nesoustředěné vykonávání kognitivně nenáročných úkonů. A jak se tedy v dnešním světě zaměřit na zdravou dávku hluboké vs. mělké práce? Tady je 5 základních kroků, se kterými můžeš začít.

1. Dovol si být offline

Huhůů! To je nečekané. Ale je to tak. Nemusíš být pořád online. I když si to myslíš, není to tak. Dej si od internetu volno, nepřepínej mezi Facebookem, Instagramem a twitterem. Když máš volnou chvíli, čekáš až ti kolega odepíše, projet si poslední aktualizaci na zdi není dobrý nápad. A pokud bez toho opravdu žít nemůžeš, tak si to naplánuj. Ale nezabíjej s tím volné chvíle.

2. Plánuj si úseky na hlubokou práci

Hlubokou práci nejde jen tak zapnout. Není tlačítko, které zmáčkneš a najednou pojedeš bomby. Vymez si denně, týdně, úseky, které budeš věnovat hluboké práci. Řekni o tom i svým kolegům, rodině a lidem okolo sebe, ať tě v tom úseku neruší. Budeš tak mít maximální fokus na práci a omezíš faktory, které by ti to narušily. Nezapomeň při tom na bod 1 - dovol si být offline.

3. Plánuj si celý den, dělej si tudůčko

Přijdeš do práce, na den je cca 10 úkolů, které jsou potřeba udělat. Tak s čím začít? TODO! Každé ráno, večer před, udělej si plán. Pomůže ti to držet se rozvrhu, neskákat z úkolu na úkol. Na hlubokou práci si dej celé dopoledne, kdy máš nejvíc energie. Po obědě dílčí úkoly. 

4. Nečekuj pořád maily

Denně mi přijde cca 60 e-mailů. Vypozorovala jsem u sebe tendenci každých 5-10 minut čekovat mail, jestli mi nepřišel nějaký další, důležitý e-mail, kterému bych se měla věnovat. Jenže! Tříští mi to fokus a ve finále se pak přistihnu u toho, že celé dopoledne buď kontroluju mail, nebo se dívám na Facebook. Velmi produktivní činnost. Proto je nejlepší si udělat ve svém denním TODO i prostor na maily. Hodina, dvě po obědě? Ideální. 

5. Nauč se odpočívat i během dne

Důležitou součástí produktivity je mít na to energii. Pokud se hodinu v kuse zabývám do hloubky náročným úkolem, cítím se pak vyčerpaná jak po uběhnutí maratonu. Plánuj si proto během dne i chvilky na načerpání energie. Jít se projít, klidně jen okolo bloku, dát si meditaci, sníst kousek ovoce. Prostě dobít baterky.


Jsou to malé krůčky, jejichž zavedení do běžného dne může mít velký vliv. Samozřejmě to chvíli trvá, tendence mít v ruce pořád telefon je mileniálům typická. A jsou i tací, kterým k ruce přirostl (jsem jeden z nich, haha). Ale tak to je a je dobrý to přijmout. Pak se s tím totiž mnohem snáz pracuje. Dovol si chybovat :) Tak hluboké práci zdar!


"Budu žít soustředěný život, protože to je ten nejlepší, co je."