Přeskočit na hlavní obsah

Projektové rulezzz

Už téměř 4 roky dělám pořád nějaké projekty. Ať jako součást mého zaměstnání, nebo občas někde něco vypomůžu, když se mi projekt líbí a má smysl. Ale ve zkratce je to o tom vymyslet projekt, dát dohromady jak bude vypadat, co se má na tom všechno udělat, jaký bude mít budget, ten pak i hlídat a když pak samotný projekt proběhne, tak jeho vyhodnocení a další akční plán. Kdo tuhle práci zná, tak ví, že je to strašně moc práce, člověk si musí hrozně moc věcí hlídat a pokud na něco zapomene, může to projekt ohrozit. A to se mi už párkrát stalo.

A tak jsem se z každé chyby vždycky poučila, sebrala své spadlé sebevědomí ze země (a to bylo rozdupané davem, který prošel jednou a tam a jednou zpátky) a trochu víc se do toho zabrala. Do svého každodenního fungování jsem zapojila 3 nástroje, bez kterých  bych nebyla vůbec schopná zvládnout všechnu tu práci, kterou už mám za sebou.


1. TODO + Moleskine

Dlouho jsem si dávala dohromady různé formáty todůček. Na každý den jeden papír, psát si to do bloku, psát si to do kalendáře v telefonu, aplikace na TODO do počítače... Nic mi nevyhovovalo na 100 %. Až když jsem díky kolegovi Kubovi narazila na diář od Moleskine, pochopila jsem jeho kouzlo a začlo pro mě organizační porno. Na každý den v týdnu si píšu úkoly do červených kroužků. Pokud úkol dokončím, zaškrtnu ho černě. Úkoly zároveň časově ohraničím, abych věděla kolik mi to zabere. Příklad: porada trvá od 9 do 11 hodin, tak si k úkolu napíšu 9:00 - 11:00. Díky tomu vím, že do oběda budu mít prostor hodinu a navazující úkol zvolím takový, abych to stihla. A na ten první úkol ho napojím šipkou, abych věděla jak to jde za sebou. Tenhle systém mám z knihy Konec prokrastinace. Je to skvělá věc, všem doporučuji. A to nejen kvůli tomu, že autor knihy je můj šéf :))) Tenhle systém jsem si pak trochu poupravila svým potřebám, přidala další fluffy barvičky. Když v ten den úkol nestihnu, celý ho začerním a přepisuji ho na další den. TODO na další den si píšu den předem večer, nebo pak ten den ráno. Už jsem na tom tak závislá, že pokud ho nemám na ten den napsaný, nejsem schopná začít pracovat. 





2. Trello

Projekt má různé části a je potřeba je mít všechny někde zobrazené a vidět co se pod tím všechno skrývá za úkoly a na jaké oblasti si dát pozor. A k tomu mi nejvíce vyhovuje Trello. Ke každé konferenci, kterou pořádám, mám udělanou samostatnou nástěnku. Nejdůležitější věc je zvolit si k nástěnce vhodné pozadí, bez toho nejde začít pracovat :) Pak si přidávám sloupce, které projekt dělí na části. Příklad sloupců u konference: řečníci, témata, marketing, partneři, produkce, check-list, ideas. Ka každému sloupci jsou pak přiřazené karty, na kterých jsou například řečníci, které chceme oslovit, partneři, s kterými jednáme apod. Ke každé kartě jde pak přidat štítek, todůčko, seznam povinností, přílohy, fotky, termín dokončení, dá se o toho označit kolega, kterému to pak vyskočí v notifikacích. Když na tom pracuje víc lidí, vidí všechny aktuality, vidí co jsem já přidala, na čem pracuju apod. Neskutečně mocný nástroj, pokud se ho člověk naučí využívat. Frčím na něm už asi 3 roky a dokonce je už i v češtině. Trololooo





3. Google drive

Google drive, klasika, říkáte si. Nicméně pokud na projektu pracuje tým, potřebují si sdílet soubory, potřebují mít přístup ke grafice, tabulkám, obrázkům a nevím ještě k čemu všemu. A ne vždycky je možnost si to přeposlat, ne vždycky sedím u mailu, ne vždycky mám u sebe telefon. A tak ten nejjednodušší způsob jak se vyhnout hodinovému čekání u mailu, jestli to teda kolegyně pošle, je mít to sdílené a přístupné pro všechny. Úplně základní věc, na kterou se často zapomíná. 


Bonusový "nástroj": #unicornteam

Jako jednu radu navíc dávám pod názvem #unicornteam. Možná se to někomu bude zdát už jako klišé, ale mít okolo sebe tým, který je opravdu sladěný a navzájem se doplňuje, to je sakra důležitý. (Chtěla jsem napsat kurva důležitý, ale to by bylo asi moc agresivní.) Mít vedle sebe člověka, kterému se nemusí nic zdlouhavě vysvětlovat, to chceš. Vzájemný respekt, dodržování pravidel, podpora z obou stran. Bez toho ten #projektmanagement nebude fungovat :) 



Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Hodnotné věci si žádají hlubokou práci

Žijeme v době, kdy být online 24/7 je podmínkou naší existence. Být nedosažitelný, nebo nedej bože nezavolat zpět do 5 minut, znamená buď jistou smrt, nebo těžký úraz. Nestává se to, nejsme na to zvyklí. Když potřebujeme něco rychle vědět, píšeme na Facebook, každý je tam přece pořád. Když se nám v horní liště ukáže ikonka “Online před 10 hodinami”, přijde zděšení. Neustálá potřeba nehynoucí onlajnovosti nám na jednu stranu přináší nekončící možnosti. Na druhou stranu nám znemožňuje tzv. hlubokou práci. Dočetla jsem knížku Hluboká práce , Pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě od Jan Melvil Publishing, která mi dokázala pojmenovat pár závislostí. Btw pokud chcete číst opravdu kvalitní knížky, koukněte na www.melvil.cz . Každý titul je pecka, která vám změní život. Seriously. Tak v úvodu nejdřív trochu vysvětlení. Hluboká práce je pracovní činnost provozovaná ve stavu nerušeného soustředění. Stav, kdy je kognitivní potenciál využíván na maximum. Mělká práce je naprostý

Organizační porno

V sobotu 9. března jsem měla přednášku na téma organizační porno na konferenci  Mamafest . Jelikož mi hodně z vás psalo, že to hrozně potřebují a ať to pak nasdílím, tak jsem se rozhodla to sepsat do článku. Tak tady to máte :) Control freak Říkala jsem si, jestli tenhle termín do prezentace dám, protože má docela negativní konotaci. Ale což, dala jsem ho tam a nebyla jsem sama. Mezi prvními přednášela na Mamafestu Margareta Křížová a říkala o sobě, že je control freak, tak mě to uklidnilo. A proč jsem to měla v prezentaci? Jsem control freak, mám ráda věci pod kontrolou, ráda mám o všem přehled, doma i v práci chci mít všechno organizované a pak to dopadá tak, že mi manžel bere telefon a říká: "Yes, boss?" a nebo o mně mluví jako o führerovi. Nechápu proč. Tuhle úchylku mám asi už od mala. Vždycky, když jsem si uklízela pokoj, to dopadlo tak, že všechno bylo přeskládané. Největším trestem pro mě bylo, když mi mamka naházela všechny ty zorganizované věci na jednu hromadu

Doba dosažitelná

Poslední dobou mě štve taková jedna věc, se kterou se setkávám čím dál tím více. Nazvala jsem si to jako doba dosažitelná . Co to je? Existuje tolik kanálů, kde se dá člověk uhnat, aby odpověděl, že se lidé naučili využívat všechny. Bez respektu k osobnímu životu daného člověka. Můj pracovní den vypadá tak, že mi denně přijde několik desítek mailů. Téměř všechny potřebují alespoň trochu mého času na vyřízení a sepsání odpovědi. Některé z nich jsou na delší dobu a vyžadují si přípravu. Některé jdou delegovat. Jelikož jsem markeťák a evenťák, potřebuju se dost času věnovat i kreativě, produkci a obecně činnostem, které moc nezahrnují odpovídání na maily. A tak se stává, logicky, že nesedím 8 hodin denně na mailu a dělám i věci okolo. No a proto je má reakční doba delší. Někdy den, někdy 2 dny, někdy týden.   No a to má za následek to, že lidi, kteří mi píšou a čekají na mou odpověď, najednou přepadne syndrom Sherlocka Holmese.   Zamanou si, že mě prostě vypátrají