Přeskočit na hlavní obsah

Projektové rulezzz

Už téměř 4 roky dělám pořád nějaké projekty. Ať jako součást mého zaměstnání, nebo občas někde něco vypomůžu, když se mi projekt líbí a má smysl. Ale ve zkratce je to o tom vymyslet projekt, dát dohromady jak bude vypadat, co se má na tom všechno udělat, jaký bude mít budget, ten pak i hlídat a když pak samotný projekt proběhne, tak jeho vyhodnocení a další akční plán. Kdo tuhle práci zná, tak ví, že je to strašně moc práce, člověk si musí hrozně moc věcí hlídat a pokud na něco zapomene, může to projekt ohrozit. A to se mi už párkrát stalo.

A tak jsem se z každé chyby vždycky poučila, sebrala své spadlé sebevědomí ze země (a to bylo rozdupané davem, který prošel jednou a tam a jednou zpátky) a trochu víc se do toho zabrala. Do svého každodenního fungování jsem zapojila 3 nástroje, bez kterých  bych nebyla vůbec schopná zvládnout všechnu tu práci, kterou už mám za sebou.


1. TODO + Moleskine

Dlouho jsem si dávala dohromady různé formáty todůček. Na každý den jeden papír, psát si to do bloku, psát si to do kalendáře v telefonu, aplikace na TODO do počítače... Nic mi nevyhovovalo na 100 %. Až když jsem díky kolegovi Kubovi narazila na diář od Moleskine, pochopila jsem jeho kouzlo a začlo pro mě organizační porno. Na každý den v týdnu si píšu úkoly do červených kroužků. Pokud úkol dokončím, zaškrtnu ho černě. Úkoly zároveň časově ohraničím, abych věděla kolik mi to zabere. Příklad: porada trvá od 9 do 11 hodin, tak si k úkolu napíšu 9:00 - 11:00. Díky tomu vím, že do oběda budu mít prostor hodinu a navazující úkol zvolím takový, abych to stihla. A na ten první úkol ho napojím šipkou, abych věděla jak to jde za sebou. Tenhle systém mám z knihy Konec prokrastinace. Je to skvělá věc, všem doporučuji. A to nejen kvůli tomu, že autor knihy je můj šéf :))) Tenhle systém jsem si pak trochu poupravila svým potřebám, přidala další fluffy barvičky. Když v ten den úkol nestihnu, celý ho začerním a přepisuji ho na další den. TODO na další den si píšu den předem večer, nebo pak ten den ráno. Už jsem na tom tak závislá, že pokud ho nemám na ten den napsaný, nejsem schopná začít pracovat. 





2. Trello

Projekt má různé části a je potřeba je mít všechny někde zobrazené a vidět co se pod tím všechno skrývá za úkoly a na jaké oblasti si dát pozor. A k tomu mi nejvíce vyhovuje Trello. Ke každé konferenci, kterou pořádám, mám udělanou samostatnou nástěnku. Nejdůležitější věc je zvolit si k nástěnce vhodné pozadí, bez toho nejde začít pracovat :) Pak si přidávám sloupce, které projekt dělí na části. Příklad sloupců u konference: řečníci, témata, marketing, partneři, produkce, check-list, ideas. Ka každému sloupci jsou pak přiřazené karty, na kterých jsou například řečníci, které chceme oslovit, partneři, s kterými jednáme apod. Ke každé kartě jde pak přidat štítek, todůčko, seznam povinností, přílohy, fotky, termín dokončení, dá se o toho označit kolega, kterému to pak vyskočí v notifikacích. Když na tom pracuje víc lidí, vidí všechny aktuality, vidí co jsem já přidala, na čem pracuju apod. Neskutečně mocný nástroj, pokud se ho člověk naučí využívat. Frčím na něm už asi 3 roky a dokonce je už i v češtině. Trololooo





3. Google drive

Google drive, klasika, říkáte si. Nicméně pokud na projektu pracuje tým, potřebují si sdílet soubory, potřebují mít přístup ke grafice, tabulkám, obrázkům a nevím ještě k čemu všemu. A ne vždycky je možnost si to přeposlat, ne vždycky sedím u mailu, ne vždycky mám u sebe telefon. A tak ten nejjednodušší způsob jak se vyhnout hodinovému čekání u mailu, jestli to teda kolegyně pošle, je mít to sdílené a přístupné pro všechny. Úplně základní věc, na kterou se často zapomíná. 


Bonusový "nástroj": #unicornteam

Jako jednu radu navíc dávám pod názvem #unicornteam. Možná se to někomu bude zdát už jako klišé, ale mít okolo sebe tým, který je opravdu sladěný a navzájem se doplňuje, to je sakra důležitý. (Chtěla jsem napsat kurva důležitý, ale to by bylo asi moc agresivní.) Mít vedle sebe člověka, kterému se nemusí nic zdlouhavě vysvětlovat, to chceš. Vzájemný respekt, dodržování pravidel, podpora z obou stran. Bez toho ten #projektmanagement nebude fungovat :) 



Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Organizační porno

V sobotu 9. března jsem měla přednášku na téma organizační porno na konferenci Mamafest. Jelikož mi hodně z vás psalo, že to hrozně potřebují a ať to pak nasdílím, tak jsem se rozhodla to sepsat do článku. Tak tady to máte :)

Control freak
Říkala jsem si, jestli tenhle termín do prezentace dám, protože má docela negativní konotaci. Ale což, dala jsem ho tam a nebyla jsem sama. Mezi prvními přednášela na Mamafestu Margareta Křížová a říkala o sobě, že je control freak, tak mě to uklidnilo. A proč jsem to měla v prezentaci? Jsem control freak, mám ráda věci pod kontrolou, ráda mám o všem přehled, doma i v práci chci mít všechno organizované a pak to dopadá tak, že mi manžel bere telefon a říká: "Yes, boss?" a nebo o mně mluví jako o führerovi. Nechápu proč.

Tuhle úchylku mám asi už od mala. Vždycky, když jsem si uklízela pokoj, to dopadlo tak, že všechno bylo přeskládané. Největším trestem pro mě bylo, když mi mamka naházela všechny ty zorganizované věci na jednu hromadu a muse…

Doba dosažitelná

Poslední dobou mě štve taková jedna věc, se kterou se setkávám čím dál tím více. Nazvala jsem si to jako doba dosažitelná. Co to je? Existuje tolik kanálů, kde se dá člověk uhnat, aby odpověděl, že se lidé naučili využívat všechny. Bez respektu k osobnímu životu daného člověka.

Můj pracovní den vypadá tak, že mi denně přijde několik desítek mailů. Téměř všechny potřebují alespoň trochu mého času na vyřízení a sepsání odpovědi. Některé z nich jsou na delší dobu a vyžadují si přípravu. Některé jdou delegovat. Jelikož jsem markeťák a evenťák, potřebuju se dost času věnovat i kreativě, produkci a obecně činnostem, které moc nezahrnují odpovídání na maily. A tak se stává, logicky, že nesedím 8 hodin denně na mailu a dělám i věci okolo. No a proto je má reakční doba delší. Někdy den, někdy 2 dny, někdy týden.
No a to má za následek to, že lidi, kteří mi píšou a čekají na mou odpověď, najednou přepadne syndrom Sherlocka Holmese.

Zamanou si, že mě prostě vypátrají. Neodpovíš den? Volají na telef…

Tak čau, 2017

Přes Vánoce se mi podařilo něco, co jsem nedokázala udělat za celý rok 2017. Na 4 dny jsem měla zavřený počítač a ani na něj nesáhla. A tak jsem měla čas zapřemýšlet co mi rok 2017 dal a co mi vzal a co si z toho beru do roku 2018.
Kolotoč změn, kotrmelců, výstupu nahoru a pádu dolu, refresh hodnot a kopanec do prdele.
Naučila jsem se říkat NE Malej prcek se jako jedny z prvních slov učí ano a ne. Nebo aspoň kejve hlavou nahoru a dolu, doleva a doprava. Čím jsme starší, říkat NE je těžší. Jako by to mělo okolo sebe nějakou ochranou hmotu, do které narazíme vždycky, když se ty dvě písmena chystáme vyslovit. Jako by to bylo něco, co se prostě nedělá. Když na to má přijít, je mi špatně, na čele mi vyrazí studený pot a mám pocit, že jakmile to vyslovím, ten druhý vytasí sekeru a usekne mi hlavu. Bojovala jsem s tím pocitem strašně dlouho, znám všechny ty motivační a koučovací nástroje, ale stejně jsem to neuměla. Zlom přišel až v okamžiku, kdy neříct NE by pro mě znamenalo jít sama proti so…